Le premier reflexe quand on commence à utiliser un ERP dans son entreprise, c'est d'intégrer ses clients, fournisseurs, prospects et autres partenaires.

Dans Odoo, toutes ces informations sont centralisées dans l'application Contacts.

Une fiche contact créée dans Odoo peut ensuite être utilisée dans les autres applications : CRM, Ventes, Achats, Facturation, Comptabilité, Projet et bien d'autres selon votre environnement.

Un client enregistré dans Contacts peut par exemple devenir le destinataire d'un devis. Un fournisseur peut être associé à vos achats. Une entreprise peut contenir plusieurs interlocuteurs avec des rôles et adresses différents.

L'objectif est simple : une même information partenaire, centralisée et réutilisée dans tout Odoo.

Dans ce guide Nuformations, nous allons voir comment utiliser l'application Contacts Odoo, étape par étape.

À retenir : l'application Contacts centralise les informations relatives aux entreprises et personnes avec lesquelles vous travaillez. Bien structurer ces fiches dès le départ permet ensuite de retrouver et réutiliser les bonnes informations dans l'ensemble de votre environnement Odoo.

L'application Contacts d'Odoo centralise les fiches des entreprises et personnes enregistrées dans votre environnement.

Concrètement, comment utiliser l'application Contacts dans Odoo ?

L'application Contacts Odoo sert de répertoire central pour les partenaires de l'entreprise.

On peut notamment y retrouver :

• des clients ;
• des fournisseurs ;
• des prospects ;
• des entreprises ;
• les différents interlocuteurs d'une entreprise ;
• des adresses de facturation ;
• des adresses de livraison ;
• et plus généralement les partenaires nécessaires au fonctionnement de votre environnement Odoo.

L'intérêt de cette centralisation apparaît rapidement.

Plutôt que de saisir plusieurs fois les coordonnées d'une même entreprise dans différents logiciels, Odoo réutilise la même fiche partenaire dans ses différentes applications.

Prenons un exemple.

Vous créez une entreprise appelée Entreprise Démo dans Contacts.

Votre commercial pourra ensuite retrouver cette entreprise dans le CRM, lui établir un devis depuis Ventes et consulter différents éléments associés à sa fiche selon les applications installées.

C'est pourquoi la qualité de votre base Contacts est importante : une donnée mal renseignée à la source peut ensuite se retrouver dans plusieurs processus.

1. Comment créer un contact dans Odoo ?

Commençons par la manipulation la plus simple.

Ouvrez l'application Contacts.

Vous retrouvez l'ensemble des partenaires auxquels vous avez accès.

Pour créer une nouvelle fiche, cliquez sur :

Nouveau

Cliquez sur Nouveau depuis l'application Contacts pour créer une nouvelle fiche partenaire.

Odoo vous demande ensuite de préciser s'il s'agit d'une personne ou d'une société.

Cette distinction est importante pour organiser correctement votre base.

Société ou particulier : que choisir ?

Sélectionnez Société lorsque la fiche correspond à une entreprise ou une organisation.

Sélectionnez Particulier lorsqu'il s'agit d'une personne physique.

Vous pouvez ensuite compléter les informations dont vous disposez :

Nom

Adresse

Téléphone

Email

Site internet

Identifiants de l'entreprise

Étiquettes

Le nom constitue l'information essentielle pour identifier la fiche, mais plus votre donnée est propre et complète, plus elle sera utile dans les autres applications.

Compléter les informations du partenaire

La fiche ne s'arrête pas aux coordonnées.

Différents onglets et champs permettent d'enrichir les informations relatives au partenaire.

Selon votre environnement, vous pourrez par exemple renseigner des informations liées à la vente, aux achats, à la facturation, à la comptabilité ou aux coordonnées bancaires.

Cela permet notamment d'enregistrer des conditions particulières associées à un partenaire plutôt que de devoir les renseigner à chaque nouvelle opération.

Le bon réflexe Nuformations

Ne remplissez pas tous les champs simplement parce qu'ils existent.

Commencez par les informations réellement nécessaires à vos processus, puis enrichissez progressivement la fiche.

Une base avec 10 champs fiables est généralement plus utile qu'une base contenant 30 champs dont la moitié n'est jamais maintenue.

2. Comment rattacher plusieurs contacts à une entreprise dans Odoo ?

C'est l'une des fonctions les plus importantes à comprendre lorsque vous travaillez en B2B.

Une même entreprise peut avoir plusieurs interlocuteurs :

Direction

Commercial

Comptabilité

Responsable des achats

Responsable logistique

Créer cinq entreprises différentes serait évidemment une mauvaise idée. Odoo permet donc de créer une fiche société principale, puis de lui rattacher plusieurs contacts et adresses.

Commencez par créer la société

Créez d'abord la fiche de l'entreprise en sélectionnant Société.

Renseignez les informations générales de l'organisation.

Sélectionnez Société pour créer la fiche principale d'une entreprise.

Vous pouvez ensuite ajouter les différents contacts associés à cette société.

Odoo permet de rattacher plusieurs interlocuteurs et adresses à une même entreprise.

Comprendre les différents types d'adresses

Lorsque vous ajoutez un élément associé à l'entreprise, vous pouvez distinguer différents usages.

Contact

Il s'agit d'un interlocuteur classique au sein de l'entreprise.

Par exemple :

Marie Dupont — Responsable commerciale

Adresse de facturation

Cette adresse peut être utilisée comme adresse dédiée à la facturation lorsque celle-ci diffère de l'adresse principale.

Adresse de livraison

Elle permet de distinguer l'endroit où les produits doivent être livrés de l'adresse principale ou de facturation.

C'est particulièrement utile lorsqu'un client possède par exemple un siège administratif et un entrepôt.

La bonne information pourra ensuite être réutilisée dans les processus concernés.

Et si la personne existe déjà dans Odoo ?

Pas besoin de la recréer.

Ouvrez sa fiche et renseignez simplement l'entreprise correspondante dans le champ Société.

Le champ Société permet de rattacher une personne déjà enregistrée à son entreprise.

Vous obtenez alors une structure beaucoup plus propre :

Entreprise Démo

↳ Marie Dupont — Direction

↳ Paul Martin — Commercial

↳ Adresse de facturation

↳ Adresse de livraison

Cette organisation permet de centraliser les informations autour de la bonne société tout en conservant les différents interlocuteurs nécessaires au quotidien.

3. Comment rechercher et filtrer ses contacts dans Odoo ?

Une base de 30 contacts est facile à parcourir.

Une base de 3 000 contacts, beaucoup moins.

La qualité d'un répertoire ne dépend donc pas seulement de la façon dont vous créez vos fiches : il faut également savoir retrouver rapidement la bonne information.

Odoo met pour cela à disposition une barre de recherche ainsi que différents filtres et regroupements.

Rechercher un contact

Utilisez la barre de recherche située en haut de l'application.

Selon les données disponibles et les options proposées dans votre environnement, elle permet de rechercher les partenaires à partir de différents critères.

La barre de recherche permet de retrouver rapidement une fiche dans la base Contacts.

Utiliser les filtres

Pour aller plus loin, ouvrez les options de recherche.

Vous pourrez appliquer des filtres afin de réduire la liste affichée selon différents critères disponibles dans votre base.

Les filtres facilitent l'exploitation d'une base Contacts importante.

Vous pouvez également utiliser des regroupements pour analyser ou organiser vos contacts selon un critère commun.

C'est particulièrement utile lorsque votre base commence à grandir.

Choisir la bonne vue

Odoo ne vous oblige pas non plus à consulter vos contacts toujours de la même manière.

Selon votre configuration, différentes vues peuvent être disponibles, notamment Kanban, Liste ou Carte.

La vue Liste devient souvent plus pratique lorsqu'il faut travailler sur un grand nombre de lignes ou comparer plusieurs informations. La carte peut être intéressante lorsque la dimension géographique des contacts est importante pour votre activité.

4. Comment retrouver l'historique lié à un contact Odoo ?

Une fiche Contacts n'est pas seulement une carte de visite numérique.

Elle devient progressivement un point d'entrée vers la relation avec le partenaire.

Selon les applications installées et les droits de l'utilisateur, les boutons intelligents situés sur la fiche peuvent donner accès à différents documents ou informations associés. Vous pourrez par exemple retrouver des éléments provenant des ventes, achats, factures ou autres applications utilisées dans votre environnement.

Les boutons intelligents donnent accès aux informations et documents associés au partenaire.

Cela évite de parcourir chaque application séparément pour retrouver une information liée à une entreprise.

Utiliser le chatter

Le chatter constitue un autre élément central des fiches Odoo.

Il permet de conserver une trace des échanges et actions liés à l'enregistrement, selon les fonctionnalités utilisées.

Le chatter permet de suivre les échanges et informations associés à une fiche partenaire.

C'est une logique que l'on retrouve dans de nombreuses applications Odoo.

Le contact ne représente donc plus uniquement :

Nom + téléphone + email

mais devient progressivement un point central d'accès aux informations relatives à la relation avec ce partenaire.

5. Comment organiser ses contacts avec les étiquettes Odoo ?

Clients, fournisseurs, prospects, partenaires, distributeurs, VIP, membres d'un réseau...

Lorsque la base grandit, vous pouvez avoir besoin de créer votre propre segmentation métier.

C'est notamment le rôle des étiquettes dans Contacts.

Les étiquettes permettent de segmenter les contacts selon vos propres critères.

Une liste d'étiquettes peut déjà exister dans votre environnement.

Sélectionnez celle qui correspond à votre besoin ou, si vos droits et votre configuration le permettent, créez une nouvelle catégorie adaptée à votre organisation.

Utilisez les catégories existantes ou adaptez votre segmentation à votre organisation.

Ne créez pas trop d'étiquettes

C'est un piège assez classique.

Au début :

Client

Prospect

Fournisseur

Puis arrivent :

Client important

Très bon client

Prospect chaud

Prospect très chaud

Ancien prospect

Partenaire potentiel...

Quelques mois plus tard, plus personne ne sait quelle étiquette utiliser. Une bonne règle consiste à créer une étiquette uniquement lorsqu'elle répond à un véritable besoin de recherche, de segmentation ou de processus.

Retrouver les contacts par étiquette

Une fois les fiches correctement catégorisées, vous pouvez utiliser ces informations pour filtrer ou regrouper votre base.

Les catégories facilitent le regroupement et la recherche de partenaires partageant une même caractéristique.

6. Les bonnes pratiques pour garder une base Contacts Odoo propre

Créer une fiche est simple.

Maintenir 5 000 fiches propres pendant plusieurs années l'est beaucoup moins.

Quelques habitudes permettent d'éviter qu'une base Contacts ne se transforme progressivement en accumulation de doublons.

1. Recherchez avant de créer

Avant de créer Entreprise Démo, vérifiez qu'elle n'existe pas déjà.

Même chose pour un interlocuteur. C'est probablement l'une des habitudes les plus simples pour limiter les doublons.

2. Distinguez correctement société et personne

Une entreprise doit être structurée comme une société et ses interlocuteurs comme des personnes associées lorsque cette organisation correspond à votre situation.

Cela facilite ensuite l'exploitation de la donnée.

3. Définissez quelques règles de saisie

Décidez par exemple comment votre équipe doit saisir :

• les raisons sociales ;
• les numéros de téléphone ;
• les adresses ;
• les catégories ;
• les interlocuteurs.

Plusieurs utilisateurs peuvent saisir la même information de cinq façons différentes si aucune règle n'est définie.

4. Utilisez les étiquettes avec parcimonie

Une catégorie doit avoir une utilité.

Si personne ne filtre jamais sur une étiquette, demandez-vous si elle doit réellement exister.

5. Ne recréez pas une fiche pour chaque usage

L'intérêt d'Odoo est précisément de centraliser le partenaire et de réutiliser ses informations dans les différentes applications.

Avant de créer une nouvelle fiche, vérifiez donc toujours si le contact existe déjà.

Exemple : structurer correctement un client dans Odoo

Prenons une entreprise fictive :

Entreprise Démo SAS

Elle possède :

• une adresse administrative ;
• un entrepôt différent ;
• Marie, responsable commerciale ;
• Lucas, responsable comptable.

Plutôt que de créer quatre fiches indépendantes sans relation, vous pouvez organiser la donnée autour de la société principale :

Entreprise Démo SAS

↳ Marie Dupont — Contact

↳ Lucas Martin — Contact

↳ Adresse administrative / facturation

↳ Entrepôt — Adresse de livraison

Ajoutez ensuite les informations et catégories utiles sur les bonnes fiches.

Lorsque les autres applications Odoo utiliseront ce partenaire, les informations seront déjà structurées et disponibles au bon endroit. C'est tout l'intérêt de bien construire sa base Contacts dès le départ.

Les reflexes avant une migration de ses contacts dans Odoo

Lorsqu'une entreprise bascule vers Odoo, il est évidemment peu réaliste de recréer manuellement plusieurs centaines ou milliers de contacts.

Odoo dispose de fonctionnalités permettant d'importer des données depuis des fichiers, ce qui peut être utilisé pour reprendre une base de contacts existante. Mais avant d'importer, profitez-en pour nettoyer la donnée.

Posez-vous notamment ces questions :

Quels contacts doivent réellement être repris ?

Existe-t-il des doublons ?

Les entreprises et leurs interlocuteurs sont-ils correctement identifiés ?

Les adresses sont-elles encore valides ?

Quelles catégories souhaitez-vous conserver dans Odoo ?

Une migration ERP est souvent une excellente occasion de repartir avec une base plus propre.

Importer toutes les erreurs de l'ancien système dans le nouveau n'est pas vraiment une migration réussie.

FAQ — Contacts Odoo

Qu'est-ce que l'application Contacts d'Odoo ?

Contacts est l'application utilisée pour centraliser les fiches partenaires dans Odoo. Elle permet de gérer des entreprises et des personnes ainsi que leurs coordonnées et différentes informations utilisées par les autres applications de l'ERP.

Comment créer un nouveau contact dans Odoo ?

Ouvrez Contacts, cliquez sur Nouveau, choisissez s'il s'agit d'une personne ou d'une société puis renseignez les informations dont vous disposez. Complétez ensuite les différents champs nécessaires à vos processus.

Comment rattacher une personne à une entreprise dans Odoo ?

Vous pouvez créer les interlocuteurs directement depuis la fiche de la société ou renseigner la société correspondante sur une fiche individuelle existante. Cela permet de conserver la relation entre l'entreprise et ses différents interlocuteurs.

Quelle différence entre une société et un particulier dans Odoo ?

Une société représente une organisation ou entreprise. Un particulier représente une personne physique. Dans un contexte B2B, plusieurs personnes peuvent ainsi être rattachées à une même société.

Peut-on avoir plusieurs adresses pour un même client dans Odoo ?

Oui. Vous pouvez notamment distinguer différents contacts et usages d'adresse, comme une adresse de facturation et une adresse de livraison, afin que les applications concernées utilisent les bonnes informations.

Comment rechercher un contact dans Odoo ?

L'application Contacts dispose d'une barre de recherche ainsi que de filtres et regroupements. Ils permettent de retrouver les partenaires à partir des informations disponibles dans votre base.

À quoi servent les étiquettes dans Contacts Odoo ?

Les étiquettes permettent de créer une segmentation adaptée à l'entreprise. Vous pouvez par exemple les utiliser pour identifier des catégories métier et retrouver ensuite plus facilement les partenaires correspondants.

Peut-on importer une liste de contacts dans Odoo ?

Oui, Odoo permet d'importer des données. Lors d'une migration, il est recommandé de préparer et nettoyer le fichier en amont afin d'éviter d'importer des doublons ou des données obsolètes.

Contacts et CRM Odoo, est-ce la même chose ?

Non.

Contacts centralise les informations relatives aux personnes et entreprises.

Le CRM Odoo sert à gérer le processus commercial, notamment les pistes, opportunités, activités et pipeline.

Les deux sont néanmoins liés : une opportunité CRM peut être associée à un contact enregistré dans Odoo.

C'est d'ailleurs ici que je ferais un lien interne vers ton article « CRM Odoo ». C'est un excellent maillage sémantique entre les deux guides.

Une base de données saine sur Odoo facilite tout le reste

L'application Contacts Odoo paraît simple à première vue.

Et c'est effectivement l'une des applications les plus accessibles à prendre en main. Mais elle joue un rôle important dans la qualité de votre environnement : les informations enregistrées sur vos partenaires sont ensuite réutilisées dans de nombreux processus.

La bonne approche consiste donc à partir sur des bases simples :

créer correctement les sociétés → rattacher les bons interlocuteurs → distinguer les adresses → compléter les informations utiles → organiser la base → éviter les doublons.

Votre répertoire devient alors beaucoup plus qu'un carnet d'adresses, il devient une base commune aux différents usages d'Odoo dans l'entreprise.

À vous de jouer !

Bien organiser ses contacts peut sembler basique, mais c’est souvent l’un des premiers réflexes à adopter pour garder un environnement Odoo propre et efficace.

Sociétés, interlocuteurs, adresses de facturation ou de livraison, étiquettes… quelques bonnes habitudes dès le départ permettent ensuite de mieux exploiter vos données dans le CRM, les ventes, les achats ou encore la facturation.

Le meilleur moyen de prendre en main le module reste maintenant de pratiquer : créez quelques contacts, rattachez-les à une société et testez les différents filtres et vues disponibles dans votre base.

Vous souhaitez aller plus loin sur Odoo ?

Les formations Nuformations vous permettent d’apprendre à utiliser Odoo à partir de cas concrets et de vos usages métier, pour gagner en autonomie au quotidien.

👉 Découvrir nos formations Odoo

👉 Vous souhaitez échanger avec un expert Nuformations